Sėkminga įmonės veikla labai priklauso nuo efektyvaus joje vykstančių procesų valdymo. Viena iš svarbiausių valdymo dalių – dokumentacijos tvarkymas. Dėl to, šiuolaikiniame versle stengiamasi kuo efektyviau sumažinti kaštus, susijusius su administravimu, popierinių dokumentų archyvavimu, saugojimu ir naikinimu. Išeitis būtų elektroniniai dokumentai, nes jie yra labai patogūs, dėl to, kad galima juos nesudėtingai persiųsti kitiems skyriams, padaliniams ar skirtingų grandžių vadovams, kuriems svarbu žinoti juose esančią informaciją.
DVS – dokumentų valdymo sistema, gali padėti išspręsti šią problemą ir įgyvendinti šį tikslą, nes naudojantis ja, būtų rengiami elektroniniai dokumentai. Tai yra ypač patogu, nes prisijungus prie sistemos, galima vienoje vietoje matyti visus aktualius dokumentus ir reikalingą informaciją. Taip pat galima nesudėtingai parengti naujus dokumentus, redaguoti esamus, atnaujinti, panaikinti, archyvuoti. Ši sistema leidžia konkrečiam dokumentui priskirti susijusius asmenis nustačius galimybę jiems skaityti, redaguoti ar tvirtinti elektroninio dokumento projektą, tobulinant iki galutinio rezultato. Taip pat galima paruošti ir konfidencialius dokumentus, kuriuos matys tik asmenys, kuriems jie yra skirti.
Dokumentų valdymo sistemoje galima rengti pačius įvairiausius dokumentus, vadovo įsakymus, valdybos nutarimus, personalo skyriaus sprendimus, organizuoti planines komandiruotes ir kitą įmonės darbuotojams aktualią dokumentaciją. Taip pat galima įkelti ir prisegti įvairius skanuotus dokumentus pdf formatu: sąskaitas, sąmatas, brėžinius ar planus. Nėra sudėtinga ir reikiamus dokumentus atsispausdinti ir neštis į susirinkimą ar strateginių veiksmų aptarimą.
Naudotis DVS sistema gali bet kuris įmonės darbuotojas, turintis prisijungimo teises ir asmeninę paskyrą, kurioje yra nurodomas jo statusas, ar jis yra pagrindinis dokumento sudarytojas, redaktorius, tvirtintojas ar atsakingas asmuo, kuris koordinuoja jo rengimo procesą. Tam, kad būtų lengviau atsekti, kiekvienas dokumentas yra priskiriamas tam tikrai kategorijai, kurios turiu savo aktyvias dokumentų bylas su specialiu identifikavimo numeriu.
